Privacybeleid

Privacy en gegevensbescherming

De kenniscentra Nuffic en SBB vormen samen de organisatie voor Internationale DiplomaWaardering (IDW). Wij werken namens het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Vanwege het proces van diplomawaardering verwerkt IDW persoonsgegevens.

IDW behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig. Persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving. IDW verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met wetgeving die ziet op persoonlijk informatie, waaronder de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en regels betreffende e-privacy.

Hieronder beschrijven wij welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang wij uw gegevens bewaren, wat de rechtsgrond is voor de verwerking en hoe u contact met ons kunt opnemen met vragen over privacy.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon; verwerking van persoonsgegevens heeft betrekking op alle handelingen die een organisatie met betrekking tot persoonsgegevens kan ondernemen, van het verzamelen tot het anonimiseren en wissen van persoonsgegevens.


Welke persoonsgegevens verwerkt IDW?

IDW verwerkt in het kader van haar dienstverlening de volgende persoonsgegevens:

  • Voornamen en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bankrekeningnummer (indien van toepassing)
  • Inloggegevens
  • Informatie met betrekking tot de waardering van diploma’s
  • Informatie met betrekking tot afgeronde opleiding(en)
  • Kopie van diploma en cijferlijst of lijst van vakgebieden en mogelijke vertalingen
  • Kopie van kennisgeving van verplichte naturalisatie (indien van toepassing)
  • BSN (burgerservicenummer) (indien van toepassing)
  • Kopie van identiteitsbewijs

Doeleinden

IDW verwerkt persoonsgegevens met het oog op de waardering van verkregen diploma’s en/of getuigschriften en/of in het buitenland gevolgde opleidingen.

IDW kan diploma’s of getuigschriften verwerken in twee verschillende processen:

  1. Als onderdeel van een verplicht traject tot het verkrijgen van het Nederlandse staatsburgerschap.
  2. Op verzoek van mensen die de waarde van hun diploma of getuigschriften vergeleken willen hebben met de Nederlandse equivalenten. Ook kunt u uw aanvraag indienen via een gemachtigde, zoals een bedrijf.

Om betrouwbare en consistente waarderingen te produceren, bewaart IDW alle diploma’s en certificeringen voor een periode van 7 jaar en gebruikt deze als vergelijkingsmateriaal voor nieuwe evaluaties. IDW verwerkt en bewaart hiervoor ook alle waarderingen.

Rechtsgronden

IDW verwerkt persoonsgegevens op de volgende afzonderlijke rechtsgronden:

  • Voor integratie in Nederland uitgevoerd namens het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Deze taak, die berust op de Wet Inburgering Nieuwkomers en de Integratieprocedure, is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c, van de AVG). Wij delen uw aanvraag en de resultaten van uw aanvraag met het Nederlandse ministerie (via zijn agentschap DUO).

OF

  • Met het oog op de gerechtvaardigde belangen die worden nagestreefd door de kenniscentra van Nuffic en SBB (artikel 6, lid 1, onder f, van de AVG). Wij hebben ons ervan verzekerd dat onze noodzaak om uw persoonsgegevens te verwerken zwaarder weegt dan uw grondrechten op gegevensbescherming door de opgevraagde gegevens te beperken tot het minimum dat noodzakelijk is. Momenteel bestuderen we de mogelijkheid om minder gegevens te bewaren door alleen een steekproef te bewaren van de diploma’s die we vaak ontvangen. Indien wij uw persoonsgegevens voor enig ander doeleinde willen gebruiken, zullen wij eerst uw ondubbelzinnige en vrije toestemming vragen voor die specifieke activiteit (artikel 6, lid 1, onder a, van de AVG).

Bewaartermijn

Wij slaan uw gegevens op zo lang als nodig voor onze dienstverlening en voor onze activiteiten. IDW neemt hiervoor een bewaartermijn van 3 jaar in acht. Scans van identificatiedocumenten worden twaalf weken na de voltooiing van uw laatste aanvraag automatisch uit ons systeem verwijderd.

Bovendien zijn wij voor een aantal gegevens gebonden aan wettelijke bewaartermijnen die in financiële of fiscale regelgeving zijn vastgesteld. Deze opslageisen gelden voor maximaal 7 jaar na uw aanvraag.

Na afloop van de bewaartermijnen verwijderen wij alle persoonsgegevens.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Verzoek om toegang

U kunt te allen tijde een schriftelijk verzoek indienen om toegang te krijgen tot al uw door ons verwerkte persoonsgegevens. Indien u een dergelijk verzoek indient, zullen wij voor identificatiedoeleinden gegevens van u opvragen aan de hand waarvan wij kunnen vaststellen dat u de persoon in onze bestanden bent. Deze gegevens worden onmiddellijk verwijderd nadat uw verzoek is verwerkt.

Uiterlijk binnen vier weken na uw verzoek ontvangt u een schriftelijk antwoord. Wij zullen u dan informeren:

  • of wij uw persoonsgegevens gebruiken en zo ja, welke gegevens,
  • waarom wij uw gegevens gebruiken,
  • met wie wij mogelijk uw gegevens hebben gedeeld,
  • over de herkomst van uw gegevens, indien ons bekend.

Rectificatie, beperking en wissing

U kunt zelf uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam en geboortedatum) wijzigen in het digitale profiel dat u kunt benaderen met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u bij het indienen van uw aanvraag hebt aangemaakt. Zorg ervoor dat de informatie in uw profiel altijd actueel is. Voor die gegevens die u zelf niet kunt wijzigen kunt u bij ons een verzoek tot rectificatie van uw persoonsgegevens indienen indien uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, niet relevant zijn of in strijd met de wet worden gebruikt. Wij zullen uw gegevens vervolgens zo spoedig mogelijk rectificeren. U kunt ons ook verzoeken het gebruik van uw gegevens te beperken. Dit betekent dat uw gegevens ‘buiten gebruik worden gesteld’ totdat duidelijk is of de verwerking ervan rechtmatig is.

Ook als u uw gegevens in onze bestanden wilt laten wissen, kunt u hiertoe een verzoek bij ons indienen. U ontvangt dan een bevestiging van uw verzoek met vermelding van de handelingen die wij zullen uitvoeren om uw gegevens te wissen. Het is mogelijk dat wij uw gegevens niet kunnen wissen of dat wissing niet is toegestaan, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting. In dat geval wordt u hierover in de bevestiging van uw verzoek naar behoren geïnformeerd.

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@idw.nl.

Klachten en bezwaren

Naast het uitoefenen van uw wettelijke rechten kunt u te allen tijde een klacht of bezwaar indienen tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. Neem hiervoor contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO). Met de DPO kunt u ook contact opnemen voor vragen over deze privacyverklaring. Onze DPO is te bereiken op: fg@s-bb.nl

Als u een klacht hebt over het gebruik van uw persoonsgegevens of als u ontevreden bent over de reactie van onze DPO, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl voor de contactgegevens.

Het delen van persoonsgegevens

IDW zal uw persoonsgegevens in het algemeen alleen delen met derden die als (sub)verwerker van IDW worden ingeschakeld. Wij garanderen contractueel dat zij de persoonsgegevens alleen mogen verwerken voor onze doeleinden en dat zij passende beveiligingsmaatregelen treffen.

Op deze regel zijn twee uitzonderingen:

  1. Wanneer wij contact opnemen met de instelling die uw diploma heeft uitgereikt. Deze instellingen zijn onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken.
  2. Wanneer wij aan DUO informatie verstrekken over het aantal verwerkte verzoeken om het Nederlandse staatsburgerschap te verkrijgen en het identiteitsbewijsnummer van de betrokken aanvragers (BSN).

Onze drie (sub)verwerkers zijn:

  1. onze IT-leverancier,
  2. ons vertaalbureau, indien nodig om uw diploma te begrijpen,
  3. een bedrijf dat bij de waardering de PDF ondertekent.

Indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn en een geldig bevel daaromtrent ontvangen, zijn wij mogelijk verplicht persoonsgegevens aan wetshandhavingsinstanties over te dragen. Wij zullen dergelijke verzoeken zorgvuldig onderzoeken.

Uw persoonsgegevens worden niet aan derden verkocht noch op enige andere wijze verhandeld.

Beveiliging

IDW neemt alle mogelijke maatregelen om datalekken en andere beveiligingsincidenten te voorkomen. Ten behoeve hiervan hebben wij organisatorische en technische maatregelen genomen.

IDW heeft een sterke beveiligingsmentaliteit. IDW zet zich in om de integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid te beschermen van alle gegevens die wij verwerken. Indien wij derden als gegevensverwerkers inschakelen, garanderen wij contractueel sterke beveiligingsafspraken.

Wijziging

Deze Privacyverklaring kan worden gewijzigd. Indien wij de inhoud van dit beleid wezenlijk in uw nadeel willen wijzigen, zullen wij u eerst tijdig informeren zodat u bezwaar kunt maken. Waar nodig zullen wij uw voorafgaande ondubbelzinnige toestemming vragen. Kleine wijzigingen worden bekendgemaakt op de IDW-website.